خط میں متعدد افراد سے خطاب کرنے کا طریقہ

ڈیجیٹل مواصلات کی آمد کے ساتھ ، کاروبار کے خط و کتابت میں ڈرامائی طور پر تبدیلی آئی ہے۔ جتنا جلدی اور آسان ای میل بھیجنا ہے ، پیشہ ور کاروباری رہنما جانتے ہیں کہ متعدد وصول کنندگان کو خط لکھنے اور اس کا پتہ دیتے وقت معیارات موجود ہیں۔ قارئین کو سمجھیں ، چاہے آپ ای میل لکھ رہے ہوں یا قارئین کے ل respon بہترین ردعمل حاصل کرنے کے لئے ایک معیاری خط۔

خط و کتابت کی قسمیں

ایسا لگتا ہے کہ جدید دور میں کاروباری مواصلات بھیجنے کے زیادہ سے زیادہ طریقے موجود ہیں۔ فوری نوٹوں کو اکثر نجی اور فوری پیغام رسانی کی خدمات کے ذریعے بھی بھیجا جاتا ہے اور یہاں تک کہ ٹیکسٹ میسجنگ کے ذریعے بھی۔ تاہم ، اگر آپ اپنے کاروبار کی طرف سے سرکاری خط و کتابت بھیج رہے ہیں تو ، ایک خط یا ای میل سب سے زیادہ پیشہ ورانہ آپشن ہے۔ تمام خط و کتابت سرکاری کاروباری ریکارڈ کا ایک حصہ ہے ، جس کا مطلب ہے کہ کچھ بھی لکھتے وقت بھیجیں۔ یہ تحریری ریکارڈ بن جاتا ہے اور ممکنہ طور پر قانونی پابند ہوجاتا ہے۔

بہت سارے لوگ اب بھی معیاری خطوط میں خود بخود زیادہ رسمی سلام کا استعمال کریں گے جہاں وہ ای میل خط و کتابت میں غیر رسمی پائیں۔ آپ پارٹیوں کو کتنا اچھی طرح جانتے ہیں اس پر انحصار کرتے ہوئے ، "ہائے" ، یا "ارے ،" کہتے ہو too زیادہ آرام دہ اور پرسکون ہوسکتے ہیں۔ سامعین کون ہے اس پر ہمیشہ توجہ دیں اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ اس سامعین سے مناسب خطاب کریں۔

متعدد وصول کنندگان کو ای میل بھیجیں

رسمی تقاضوں کے ساتھ ای میل زیادہ معاف ہے۔ آپ کے پاس ایڈریس بکس موجود ہیں جس میں مرکزی وصول کنندگان ، کاربن کاپیاں (سی سی) اور اندھی کاربن کاپیاں (بی سی سی) شامل ہیں۔ مناسب باکس میں ہر وصول کنندہ کے لئے ای میل ایڈریس درج کریں۔ جن لوگوں کو خط حاصل کرنے اور اس کا جواب دینے کی ضرورت ہے وہ سب سے اہم وصول کنندہ ہیں۔ اگر آپ کسی منیجر یا خط میں نامزد کسی اور فریق کو بھی ایک کاپی بھیج رہے ہیں تو ، وہ معلومات معلوماتی مقاصد کے ل getting وصول کررہے ہیں اور انہیں سی سی باکس میں ہونا چاہئے۔

بی سی سی باکس وصول کنندگان کے لئے ہے جن کو نام لینے کی ضرورت نہیں ہے ، لہذا ہر کوئی اپنی رسید یا اس گروہ سے اندھا ہوتا ہے کہ آپ اس گروپ میں ہر ایک کو جواب نہیں دینا چاہتے۔ یہ بڑے گروپ ای میلز کیلئے پرائیویسی کنٹرول کے طور پر کام کرتا ہے۔

ای میل باڈی میں ، سلام کے بعد دو یا تین وصول کنندگان کا نام درج کریں۔ مثال کے طور پر ، "پیارے جو ، جین اور ٹم ،" یا "محترم مسٹر جانسن ، محترمہ ہولیس اور مسٹر بیکسٹر۔" وسیع فہرستوں کے لئے ، سلام سے پہلے نام ، کمپنی اور عنوان کی فہرست بنائیں۔ مثال کے طور پر:

  • جان ٹلس ، صدر ، ACME انکارپوریشن

  • جین جونز ، سی ای او ، ٹپ ٹاپ سیلز کمپنی

  • بلی ایلن ، نائب صدر ، میٹل انک کی اجازت دیں

  • نیل بینسن ، نائب صدر ، پیٹر پائپر پیپرز کمپنی

آپ اس فہرست کو اس گروپ کے ل continue جاری رکھیں گے کہ یہ معلوم کرنے کے لئے کہ کون خط و کتابت میں ہے یہاں تک کہ اگر پتے بی سی سی میں ہیں۔ تب گریٹنگ گروپ کو کچھ ایسی ہوگی جیسے ، "پیاری ٹیم ،" یا "عزیز سرس۔" اگرچہ یہ ای میل ہے ، ایک ای میل میں متعدد افراد سے خطاب کرنے کی کوشش کریں جتنا ممکن ہو پروفیشنل ہوں۔

خط دو افراد کو خط خطاب

معیاری میل چینلز کے ذریعہ جانے والے کاروباری خطوط میں آسانی سے ای میل ایڈریس بکس نہیں ہوتے ہیں۔ سلام کرنے سے پہلے ، آپ ہر مطلوبہ وصول کنندہ کے لئے ایک بلاک بنائیں گے۔ یہ بلاک نام ، عنوان اور کمپنی کی معلومات کو بڑے حصوں میں توڑ دیتا ہے جیسے یہ لفافے میں دیکھا جاسکتا ہے۔ ہر وصول کنندہ کا بلاک لائن کے ذریعہ الگ ہوتا ہے۔

وصول کنندہ بلاک کی ایک مثال یہ ہے:

  • آپریشنز ڈائریکٹر رونالڈ جونز

  • آپریشنل وسائل حل ، انکارپوریشن
  • 10101 مین اسٹریٹ ، سوٹ 200
  • بیسٹ ٹاؤن ، ایم اے 00111

بلاک میں فون یا فیکس شامل یا ہوسکتا ہے۔ جب حقیقی سلام کی بات آتی ہے ، ایک بار جب آپ نے تمام وصول کنندگان کو درج کرلیا ہے تو ، ایک گروپ سلام کا استعمال کریں ، جیسے "پیارے شریک ،" یا "پیارے پروجیکٹ ساتھی"۔

کاربن کاپیاں اور بلائنڈ کاپیاں

معیاری خطوط کے ل those ، جو لوگ سی سی کی حیثیت سے یا بی سی سی کی حیثیت سے معلومات حاصل کر رہے ہیں ، خط کے آخر میں آپ اپنی سائن آف نامزد کرنے کے بعد نوٹ کریں۔ سلام کے تحت آپ کے نام کے نیچے ، کاربن کاپی وصول کرنے والوں کے نام درج کریں ، اگر کوئی ہے تو۔ اگر کوئی اندھی کاربن کاپی موجود ہے تو آپ کو صرف یہ نوٹ کرنے کی ضرورت ہے کہ نامعلوم شخص کو ایک کاپی مل رہی ہے۔ یہ آپ کے سائن آؤٹ اور سی سی کے بعد ، بی سی سی کو نوٹ کرکے کیا جاتا ہے۔

حالیہ پوسٹس

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found