ای میل کی آسانی سے معلومات کی تبادلہ کرنے کی اس کی اہم طاقت اور اس کی سیاسی کمزوری دونوں ہی ہیں: ہم "جواب دیں" پر آسانی سے "جواب دیں" پر کلک کرسکتے ہیں اور اپنی خواہش کو ٹائپ کرسکتے ہیں ، بغیر کوئی جادوئی ای میل پریوں کے پوچھنے کے کہ کیا ہم واقعی بھیجنا چاہتے ہیں۔ سی ای او کے حالیہ اعلان کے بارے میں پوری کمپنی کو یہ شرمناک پیغام۔ در حقیقت ، جواب دیں تمام بٹن اتنا طاقتور ہوسکتا ہے کہ اسے محفوظ طریقے سے استعمال کرنے کے اپنے خصوصی اصول رکھتے ہیں۔
تمام بمقابلہ جواب دیں
اگر کوئی ایک سے زیادہ افراد کو ای میل بھیجتا ہے تو ، جواب دیتے وقت آپ کے پاس دو آپشن ہوتے ہیں۔ "جواب دیں" پر کلک کرنا آپ کا پیغام ای میل کے مرسل کو بھیجتا ہے ، جبکہ "سب کو جواب دیں" پر کلک کرتے ہوئے آپ کا پیغام ہر ایک کو بھیجتا ہے ، جس نے اصل وصول کیا۔ پرڈیو یونیورسٹی کے لوگ مشورہ دیتے ہیں کہ بھیجنے پر کلک کرنے سے پہلے آپ اپنے جوابی ای میل میں ٹو فیلڈ کو ہمیشہ چیک کریں۔
اس کو چیٹ روم یا میٹنگ سمجھیں۔ ای میل موصول ہونے والا ہر شخص اب اسی کمرے میں بیٹھا ہے۔ اگر آپ اصل مرسل کو کچھ سرگوشی کرتے ہیں تو ، جواب ہے۔ اگر آپ کھڑے ہو جاتے ہیں اور پورے کمرے میں کسی چیز کا اعلان کرتے ہیں تو ، یہ سب جواب ہے۔ جیسا کہ رابرٹ گریمارڈ ، ریاست مائن کے لئے انٹرپرائز ای میل ایڈمنسٹریٹر کا کہنا ہے ، "احتیاط کے ساتھ جواب دیں سب کا استعمال کریں۔"
کچھ مفید کہنا یا کچھ نہیں کہنا
جب آپ کسی سوال کا قطعی جواب فراہم کرنے کے اہل ہو تو وصول کنندہ کی فہرست میں شامل ہر فرد کو فائدہ پہنچے گا تو ہر ایک کو جواب دینا بالکل ٹھیک ہے۔ مثال کے طور پر ، کسی نے یہ کہتے ہوئے ہر ایک کو ای میل بھیجا کہ آیا کسی کے پاس ٹنر کارتوس کی ایک مخصوص قسم ہے ، یہ جواب دینے کے تمام کا استعمال کرنا ایک اچھا خیال ہے ، "ہاں ، میرے پاس ایک ہے۔" اس سے سب کو سپلائی الماری میں کھودنے سے روکتا ہے۔
تاہم ، گروپ کو جواب دینے کا کوئی فائدہ نہیں ہے صرف یہ کہنا کہ "نہیں ، افسوس ہے۔" ایک لمحے کے لئے ذرا تصور کریں اگر ای میل فہرست میں موجود ہر شخص نے ایسا کیا۔ کسی کو بھی درجنوں ای میلز کی ضرورت نہیں ہے جن کے کہنے میں کوئی فائدہ مند نہیں ہے۔ جب تک آپ کے تعاون کرنے کے لئے کچھ کارآمد نہ ہو ، وصول کنندہ کی پوری فہرست کا جواب دینے سے گریز کریں۔
وصول کنندگان کو دیکھو
وصول کنندگان کی فہرست کو ہمیشہ دیکھیں اور یہ یقینی بنائیں کہ صرف وہی لوگ جن کو پیغام پر کاپی کرنے کی ضرورت ہے آپ کا جواب موصول ہوگا۔ جب آپ کو اصل وصول کنندگان کے سب سیٹ کو جواب دینے کی ضرورت ہو تو ، جواب دیں سب کا استعمال کریں اور غیر ضروری وصول کنندگان کو ختم کردیں۔ سینئر ایگزیکٹوز کو تراشنا خاص طور پر دانشمند ہے ، کیوں کہ ان کا یہ امکان ہے کہ پہلی بار ای میل کے ذریعہ ان کا مغلوب ہوجائے۔ آپ کو تقسیم کی فہرستوں کو بھی خارج کرنا چاہئے جس میں لوگوں کی ایک بڑی تعداد شامل ہے جسے آپ کے جواب کی ضرورت نہیں ہے۔
ذاتی تفسیر کے ساتھ جواب دینا
اگرچہ ای میل کے ذریعے سیاسی طور پر الزامات عائد پیغامات یا رنگ برنگے لطیفے بھیجنا کسی بھی معاملے میں دانشمندانہ خیال نہیں ہے ، لیکن انھیں جوابی کے ذریعے بھیجنا کیریئر کو نقصان پہنچانے والا اقدام ہوسکتا ہے۔ کچھ لوگوں کو مایوس کن خبر موصول ہونے کے بعد نقل مکانی کرنے کی ضرورت ہے ، اور یہ بات قابل فہم ہے۔ تاہم ، کمپنی میں ہر ایک کو لینا آپ کی ساکھ کو نقصان پہنچا سکتا ہے یا اسے اصلاحی کارروائی کے تابع بھی کرسکتا ہے۔
تمام اپلائن چینز کو جواب دیں
کچھ لوگوں کو معمول کے پیغامات میں براہ راست سپروائزر کی کاپی کرنے کی عادت ہوتی ہے۔ جواب کو آل کو تنقیدی کام پر استعمال کرنے یا کسی حیثیت کی تازہ کاری کی درخواست کرنے پر شرمندگی کا باعث بن سکتی ہے۔ عام طور پر ، کسی فرد کے سپروائزر کی کاپی کرنا یا اندھی تقلید کرنا کسی فرد کی توجہ حاصل کرنے کی آخری کوشش ہونی چاہئے - پہلے سے طے شدہ عمل نہیں۔
تاجروں یا چھوٹے کاروبار کے مالکان کو جواب میں تمام تر وصول کنندگان کی کثیر تعداد کے بارے میں اکثر تشویش نہیں ہوتی ہے۔ تاہم ، جب متعدد مؤکلوں کو میلنگ میں شامل کیا جاتا ہے تو ، یہ بہتر ہے کہ ان کو عدم انکشاف یا عدم مسابقتی معاہدوں کو توڑنے کے خطرے کو کم کرنے کے لئے انہیں اصل پیغام میں اندھی کاپی کی فہرست میں رکھنا بہتر ہے۔ متعدد کمپنیوں میں متعدد افراد کو پیغام بھیجنا انہیں ایک دوسرے کے ساتھ جوابی جوابات استعمال کرنے کی اجازت دیتا ہے ، جو ممکنہ طور پر اصل بھیجنے والے کے لئے مشکلات پیدا کرسکتا ہے۔
