رقم واپس کرنے سے انکار خط کو کیسے لکھیں

کسی بھی چھوٹے کاروبار کے مالک کو ناخوش کسٹمر ہونا پسند نہیں ہے ، لیکن گاہک کے حق میں مسائل کا حل ہمیشہ ممکن نہیں ہوتا ہے۔ اگر کوئی موکل آپ کے مصنوع یا خدمات پر خرچ کی گئی رقم کے لئے رقم کی واپسی کی درخواست کرتا ہے تو ، آپ کو تمام دستیاب معلومات پر نظرثانی کرنے اور یہ طے کرنے کی ضرورت ہے کہ کیا حالات واپسی کی ضمانت رکھتے ہیں یا نہیں۔ اگر آپ رقم کی واپسی جاری نہ کرنے کا فیصلہ کرتے ہیں تو ، گاہک کو اسے ایک شائستہ لیکن پختہ انکار خط بھیج کر فورا know بتائیں ، رقم کی واپسی کی درخواست مسترد کرنے کی اپنی وجوہات کو مختصراining بیان کرتے ہوئے۔

پروفیشنل اسٹیشنری اور سلامی کا استعمال کریں

جب آپ اپنا خط لکھتے ہو تو کمپنی کا لیٹر ہیڈ استعمال کریں اور معیاری کاروباری خط کی شکل کی پیروی کریں۔ مثال کے طور پر گاہک کی تاریخ اور پورا نام اور پتہ کے ساتھ ساتھ ایک جامع مضمون لائن - "مضمون: آپ کی 10 مئی کی واپسی کی درخواست"۔ لہجے کو قائم کرنے کے لئے "محترم محترمہ اسمتھ:" جیسے رسمی سلام کے ساتھ کھلا۔

ایک فرم ، شائستہ سر میں لکھیں

پختہ لیکن شائستہ زبان استعمال کریں۔ اپنے پہلے چند جملوں میں ، رقم کی واپسی کی درخواست کو تسلیم کریں اور حالات کے بارے میں تحقیق کرنے اور اپنے فیصلے پر پہنچنے کے لئے آپ نے جو اقدامات اٹھائے تھے ان کی مختصرا explain وضاحت کریں۔ اپنے معاملات کو ایسے جملے سے مضبوط کریں جیسے ، "میں نے ذاتی طور پر آپ کی درخواست کے آس پاس کی صورتحال کا جائزہ لیا ہے" یا ، "ہم نے آپ کے معاہدے کی شرائط کا جائزہ لینے کے بعد اپنے مینیجر سے بات کی تھی۔"

معذرت خواہانہ موقف اختیار کریں

شائستہ افسوس کا اظہار کریں ، لیکن واضح طور پر بیان کریں کہ آپ درخواست کو مسترد کر رہے ہیں اور اپنے اہم پیراگراف میں اس کی وجہ فراہم کریں۔ جب بھی ممکن ہو اپنے فیصلے کو جواز بنانے کے لئے کمپنی کی مخصوص پالیسی کا حوالہ دیں۔

مثال

اگر کوئی صارف حال ہی میں خریدی گئی گھڑی کے لئے رقم کی واپسی کی درخواست کررہا ہے تو ، آپ کا خط پڑھ سکتا ہے:

"ہمیں افسوس ہے کہ آپ اپنی نئی گھڑی سے ناخوش ہیں ، لیکن ہم نے رقم کی واپسی جاری نہ کرنے کا فیصلہ کیا ہے۔ صنعت کار کی پالیسی میں واضح طور پر کہا گیا ہے کہ گھڑی واٹر پروف نہیں ہے اور اسے پانی کے اندر نہیں پہنا جانا چاہئے۔ آپ نے اشارہ کیا کہ آپ نے سوئمنگ کے دوران گھڑی پہنی ہوئی تھی ، جو وارنٹی کو باطل کردیتا ہے۔ "

دوسرے معاملات میں ، آپ اپنے فیصلے کی نشاندہی کرتے ہوئے یہ بیان کرسکتے ہیں کہ کمپنی کی گارنٹی شدہ رقم کی واپسی کی میعاد ختم ہوچکی ہے ، یا گراہک کو یہ یاد دلاتے ہوئے کہ آئٹم کسی معاہدے کے تحت فروخت ہوا تھا "شرط ہے - کوئی رقم کی واپسی یا واپسی نہیں ہے۔"

کمبل پر اعتماد کریں کہ آپ کسٹمر کی قدر کرتے ہیں

اپنے اختتامی پیراگراف میں ایک مختصر بیان شامل کریں کہ آپ گاہک کی سرپرستی کو سراہتے ہیں۔ اگر آپ کو طویل مدتی یا قابل قدر صارف سے دور رہنے کا خدشہ ہے تو ، رقم کی واپسی کی بجائے کم قیمت میں سے کچھ پیش کرنے پر غور کریں۔

مثال

ایک فقرے پر غور کریں جیسے:

"اگرچہ ہم اس وقت رقم کی واپسی فراہم کرنے سے قاصر ہیں ، ہم آپ کے کاروبار کی قدر کرتے ہیں اور آپ کو اپنی اگلی خریداری پر 15 فیصد کی چھوٹ کی پیش کش کرنا چاہتے ہیں۔"

دوسرا اختیار یہ ہوگا کہ وہ کریڈٹ پیش کریں جو مستقبل کی خریداری پر استعمال ہوسکے۔ اس تسلی سے رقم کی واپسی سے انکار کا دھچکا نرم ہوسکتا ہے۔ اپنے رسمی بزنس دستخط بلاک کے ساتھ اپنے ہاتھ سے لکھے ہوئے دستخط سمیت خط کو بند کریں۔

تصدیق نامہ بھیجنے سے پہلے

احتیاط سے اپنے خط کی تصدیق کریں۔ ٹائپگرافیکل یا گرائمر کی کسی بھی غلطی کو درست کریں ، کلین کاپی پرنٹ کریں اور دوبارہ دستخط کریں۔ خاص طور پر قابل قدر گراہک کے ل or ، یا واپسی کی بڑی رقم کی درخواست کی صورت میں ، کسی دوسرے مالک یا سینئر مینیجر کو بھیجنے سے پہلے اپنے خط کا جائزہ لینے پر غور کریں۔