اپنے ملازمین کو میمو سے خطاب کرنے کا طریقہ

ایسا لگتا ہے جیسے ایک میمو - جو 'میمورنڈم' کے لئے مختصر ہے - ایک ایسی دستاویز ہے جس پر آپ بہت زیادہ سوچے سمجھے بغیر اسے جلدی سے ختم کردیتے ہیں۔ لیکن جب میمو فطری طور پر مختصر طور پر ہوتا ہے (دو صفحات سے زیادہ نہیں) ، آپ پڑھنے کے قابل ہونے کے ل you اس صفحے یا دو میں بہت کچھ کرسکتے ہیں اور کر سکتے ہیں۔ یہ بھی انحصار کرتا ہے ، کہ میمو سے کس کو مخاطب کیا گیا ہے۔ مصنف کی یادداشت میں یا اس کی ٹیم کے بجائے عملے کے لئے ایک میمو یا مصنف کی توجہ مختلف ہوسکتی ہے۔ چاہے آپ معلومات پہنچارہے ہو یا جوابات طلب کررہے ہو ، ثابت شدہ شکل کی پیروی کرنا یقینی بنائے گا کہ آپ اپنے وصول کنندہ کو درکار تمام معلومات فراہم کریں گے۔

میمو کس کا خطاب ہے اس سے شروعات کریں

عنوان کسی میمو میں پہلے آتا ہے ، اور یہ اہم ہے کیونکہ یہ وصول کنندگان کو بتاتا ہے کہ میمو کے بارے میں کیا ہے اور کون اور وصول کررہا ہے۔ دوسرے لفظوں میں ، میمو کس سے مخاطب ہے - چاہے مصنف میمو عام طور پر عملے کو بھیج رہا ہے یا صرف اس کی / اس کی ٹیم کو ، مثال کے طور پر - اور انہیں اسے کیوں پڑھنا چاہئے۔ لیکسیکو کے مطابق ، ایک نمونے کی سرخی میں یہ شامل ہونا چاہئے:

  • تو: فرد کا نام اور لقب
  • سی سی: دوسرے تمام وصول کنندگان
  • منجانب: آپ کا نام اور لقب
  • تاریخ: مہینہ ، دن ، سال بغیر مختصر
  • موضوع: میمو کا مخصوص عنوان

پرڈیو یونیورسٹی کی آن لائن رائٹنگ لیب (OWL) زور دیتا ہے کہ اگرچہ میمو سب سے زیادہ باضابطہ مواصلات نہیں ہیں ، آپ کو ابھی بھی وصول کنندگان کو ان کے مکمل ناموں سے فون کرنا چاہئے چاہے ان کے عرفی نام پورے ملک میں استعمال ہوں۔ لہذا جن ملازمین کو ہر ایک "فش" یا "ریڈ" کہتے ہیں ان کو ایڈریسسی لائن میں ان کے اصلی ناموں سے خطاب کیا جانا چاہئے۔

سبجکٹ لائن کی اہمیت کو سمجھیں

آپ کو امید ہے کہ کمپنی کے صدر ، سی ای او یا کسی ملازم کے اپنے مینیجر کی جانب سے ایک میمو تمام وصول کنندگان کے ذریعہ پڑھ لیا جائے گا۔ لیکن بہت سے میمو قارئین خود بخود اس مضمون کی سمت دیکھتے ہیں تاکہ فوری طور پر انہیں بتادیں کہ اس میمو کے بارے میں کیا ہے۔ وہ اس بات کا اندازہ لگانا چاہتے ہیں کہ میمو واقعی ان کے لئے کتنا اہم ہے اور کیا انھیں یہ سب پڑھنے کی ضرورت ہے۔ سبجیکٹ لائن ریڈرز کو ایک فریم آف ریفرنس بھی دیتی ہے تاکہ ان کی توجہ اس سے مرکوز ہوجائے جو وہ پہلے کررہے تھے۔

پرڈیو کے او ڈبلیو ایل کے مطابق ، سبجیکٹ لائن کو میمو کے اصل مواد سے انتہائی مخصوص ہونے کی ضرورت ہے۔ یہ جامع ہونا چاہئے ، ہاں ، لیکن واضح طور پر بتائیں کہ میمو میں کیا ہے۔ مخصوص نہیں کافی موضوعی خطوط کی مثال پڑھنا اور ان پر کس طرح بہتری لائی گئی اس سے آپ کو فرق سمجھنے میں مدد ملے گی اور مزید قارئین کو حاصل کرنے کے ل your اپنی موضوع کی لائنوں کو بہتر بنانے میں مدد مل سکتی ہے۔

  1. سبزیکٹ لائن: حفاظت میں تبدیلی: دفتر سے ہونے والی چوری کے خلاف اپنے ذاتی سامان کی حفاظت کریں۔
  2. سبجیکٹ لائن: آفس سپلائیز تبدیل کریں: آفس سپلائی آرڈر کرنے کا نیا طریقہ۔
  3. سبجیکٹ لائن: حالیہ گریڈز تبدیل کریں: حالیہ گریجویٹس آئندہ ہفتے ٹور کمپنی میں جائیں گے۔

اپنا مرکزی نقطہ پہلے بیان کریں

میمو مواصلات کی سیدھی شکلیں ہیں ، چھیڑنے والے نہیں جو مرکزی نقطہ تکمیل کرتے ہیں۔ سبجیکٹ لائن کو پڑھنے کے بعد ، زیادہ تر قارئین میمو کے مرکزی نقطہ کو دیکھنے کے لئے فوری طور پر پہلے جملے میں جاتے ہیں ، لہذا شروع میں مرکزی نقطہ رکھیں ، ترجیحا پہلی سطر میں۔ جارج میسن یونیورسٹی کے رائٹنگ سینٹر کی ویب سائٹ پر بزنس میمو لکھنے کے بارے میں ایک مضمون میمو تحریر کے بارے میں سب سے اہم نکتہ کا اعلان کرتا ہے کہ میمو کو اپنے اہم نکت with سے شروع کرنا ہے۔ اس سے قاری کو فوری طور پر معلوم ہوجاتا ہے کہ میمو میں کیا احاطہ کیا گیا ہے۔

اگر آپ کی سبجیکٹ لائن "آفس چوری کے خلاف اپنے ذاتی سامان کی حفاظت کریں" ہے تو ، آپ کے میمو کی پہلی سطر یہ ہوسکتی ہے ، "حال ہی میں دفتر میں ذاتی چیزوں کے چوری ہونے کی متعدد اطلاعات موصول ہوئی ہیں۔" اب آپ نے ان کی توجہ مبذول کرلی ہے۔ رعایا کی لکیر محض ایک تجویز نہیں تھی۔ آپ کے دفتر میں واقعی چوری ہوچکی ہے۔ اضافی جملے کے ساتھ اس کی پیروی کریں جیسے کہ "ہم ان چوریوں کا ذمہ دار کون نہیں جان سکے ، اور ہمارے دفاتر میں ہمارے پاس آنے والوں کی تعداد کی وجہ سے ، اس مسئلے کو حل کرنے میں کچھ وقت لگ سکتا ہے۔ لہذا ، ہم ان سے پوچھتے ہیں کہ آپ یا تو ذاتی اشیاء کو اپنے ڈیسک میں بند کردیتے ہیں یا جب بھی آپ اپنے علاقے سے نکل جاتے ہیں تو اپنے ساتھ لے جاتے ہیں۔ "

اگر قارئین مزید معلومات چاہتے ہیں تو ، وہ آپ کے معاون نکات کو پڑھتے رہیں گے۔ لیکن اپنی اہم ترین معلومات کو سامنے رکھنے سے ، زیادہ سے زیادہ قارئین کو معلوم ہوگا کہ میمو کے بارے میں کیا ہے ، چاہے وہ پڑھتے ہی رہیں۔ آپ کے ملازمین اپنی نوکریوں میں مصروف ہیں اور دن کے دوران سیکڑوں ای میلز اور میمو موصول ہوسکتے ہیں ، جو وہ ممکنہ طور پر مکمل طور پر نہیں پڑھ سکتے ہیں۔ اگر وہ جانتے ہیں کہ آپ کے میمو کے بارے میں کیا ہے ، تاہم ، ان کی دباؤ ملاقاتوں ، کلائنٹ کے فون کالوں اور ڈیڈ لائن کی تاریخ کے بعد وہ زیادہ امکان رکھتے ہیں کہ وہ اس میں واپس آئیں گے۔

قارئین کی رہنمائی کے لئے سبہیڈس کا استعمال کریں

جارج میسن یونیورسٹی کے مطابق ، کچھ قارئین اہم نکات کے لئے میمو سمیت دستاویزات کو اسکیم کرنا پسند کرتے ہیں۔ اس کام میں ان کی مدد کے ل the ، میمو میں معلوماتی سب ہیڈز کا استعمال کریں تاکہ اگر وہ سبھی پڑھیں سبجیکٹ لائن اور سب ہیڈس ، وہ میمو کی نچوڑ کو سمجھنے سے دور آجائیں۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے مضامین مضبوط اور وضاحتی ہیں ، بالکل اسی طرح جیسے آپ سبجیکٹ لائن کے ساتھ کرتے ہیں۔ ہوشیار اور پراسرار رہنے کی جگہ یہ نہیں ہے۔

دفتر کی چوریوں پر اپنے میمو کو جاری رکھتے ہوئے ، آپ ہر بیک اپ پوائنٹ کے ل a ، جس میں آپ بنانا چاہتے ہیں ، کے لئے ایک سب ہیڈ لکھ سکتے ہیں ، اور ان کو جرات مندانہ انداز میں اجاگر کرسکتے ہیں ، جیسے:

  • گذشتہ دو ہفتوں کے دوران چوری ہوئی
  • دیگر وضاحتوں کو مسترد کردیا گیا ہے
  • آپ کو اب کارروائی کرنا چاہئے

اس کے نیچے ایک پیراگراف میں ہر سر پر پھیلائیں. چوریوں کے اوقات کے بارے میں پہلے مضامین کے لئے ، چوریوں کی اصل تاریخیں بتائیں یا اس سے متعلقہ معلومات ، جیسے یہ سب جمعہ کو پیش آئیں۔ دوسرے مضمون کے تحت ، وضاحت کریں کہ اس امکان پر کہ بحث کی گئی تھی کہ باتیں آسانی سے ہو گئیں اس پر بحث کی گئی لیکن انکار کردیا گیا کیوں کہ بہت سارے واقعات ایک دوسرے کے قریب بھی تھے۔

خلاصہ شامل کرنے پر غور کریں

اپنے میمو کی زیادہ تر تحریر کے بعد ، اگر یہ مکمل دو صفحات پر مشتمل ہے اور اس میں بہت ساری معلومات ہیں ، تو آپ ایک خلاصہ شامل کرنا چاہیں گے - جسے بعض اوقات ایک ایگزیکٹو سمری کہا جاتا ہے - کہ قارئین اپنی مطلوبہ معلومات حاصل کرنے کے لئے اسکین کرسکتے ہیں۔ یہ اختیاری خلاصہ میمو کے آغاز میں ہوتا ہے ، لہذا آپ واقعی میں قارئین کو اس میمو کے احاطے کا ایک پیش نظارہ دے رہے ہیں ، حالانکہ پرڈیو او ڈبلیو ایل کے مطابق یہ ایک خلاصہ کے طور پر لکھا گیا ہے۔

اپنے میمو کے مرکزی نقطہ کے ساتھ شروع کریں ، اس کے بعد ان نکات کی مدد سے جو آپ کے مرکزی خیال کی ترتیب کو ترتیب دیتے ہیں جس میں پوائنٹس میمو میں شامل ہیں۔ پھر واضح طور پر بتائیں کہ آپ قارئین کو کون سا اقدام اٹھانا چاہتے ہیں۔ کچھ قارئین خلاصے کے ساتھ میمو کو ترجیح دیتے ہیں کیونکہ وہ عنوان اور مضمون کی لائنیں پڑھ سکتے ہیں ، پھر خلاصہ پڑھ سکتے ہیں ، اور بالکل ہی جان سکتے ہیں کہ پورے دو صفحے کو پڑھے بغیر میمو میں کیا احاطہ کیا گیا ہے۔ اگر آپ کا میمو ایک صفحے یا اس سے کم ہے ، تاہم ، آپ کو خلاصہ شامل کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔

کھولیں ، بند کریں اور درست شکل دیں

مریم کولن ، جو ایک ایگزیکٹو رائٹنگ کوچ اور انسٹرکشنل سولیوشنز کی بانی ہیں ، نے بتایا کہ میمو داخلی دستاویزات ہیں ، جبکہ کاروباری خطوط بیرونی ہوتے ہیں اور ای میلز بھی ہوسکتی ہیں۔ تاہم ، بعض اوقات ، اگر آپ کسی منصوبے پر کسی کلائنٹ کے ساتھ مل کر کام کر رہے ہیں تو ، میمو ان کے ساتھ بات چیت کرنے میں استعمال ہوسکتا ہے۔ یادوں کا آغاز سلام کے ساتھ نہیں ہوتا ہے ، اور نہ ہی وہ کسی اختتامی دستخط کے ساتھ ختم ہوتے ہیں۔

پرڈو او ڈبلیو ایل نے وضاحت کی ہے کہ چونکہ میمو کاروباری دستاویزات ہیں ، لہذا پیراگراف کو بزنس فارمیٹ کی پیروی کرنا چاہئے اور بائیں بازو کا جواز پیش کیا جانا چاہئے ، جیسے کہ وہ تحریری طور پر تحریری شکل میں نہیں ہیں۔ پیراگراف کے درمیان ڈبل خالی جگہوں کے ساتھ لکیریں ایک ہی فاصلہ پر ہونی چاہئیں۔ اختتام پذیر کے لئے ، کولن نے عملی اقدام کے ساتھ میمو کو ختم کرنے کا مشورہ دیا۔ قارئین کو بتائیں کہ آپ ان کے آگے کیا کرنا چاہتے ہیں ، چاہے وہ طریقہ کار کو تبدیل کرنے کے طریقوں کو تبدیل کریں ، میمو کے موضوع کے بارے میں رائے دیں یا جب بھی ضرورت ہو اس کے لئے معلومات کو یاد رکھیں۔

حالیہ پوسٹس

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found