کاروباری ماحول میں ، ملازمین کے لئے مخصوص گروپوں ، ٹیموں اور محکموں میں ایک ساتھ مل کر کام کرنا مخصوص کاروبار کے کاموں کو انجام دینے میں معمول ہے۔ ایک دوسرے کے ساتھ موثر انداز میں کام کرنے کے ل each ، ہر فرد کے لئے یہ ضروری ہے کہ وہ گروپ مواصلات کی مضبوط صلاحیتیں رکھے۔ اگر وہ ایسا نہیں کرتے ہیں تو ، آپ کے ملازمین غلط فہمیوں کا سبب بن سکتے ہیں ، غیرضروری تنازعات شروع کرسکتے ہیں اور آپ کی تنظیم کی کارکردگی کو کم کرسکتے ہیں۔ اس بات کو سیکھیں کہ مؤثر گروپ مواصلات کی سہولت کے ل your آپ کے ملازمین کو ایک ساتھ مل کر بہتر کام کرنے میں مدد مل سکتی ہے۔
کام کی جگہ پر گروپ مواصلات کو سمجھیں
کام کی جگہ پر بہت سے مختلف گروپس ہیں۔ اس میں سیلز ٹیم شامل ہوسکتی ہے جو مصنوعات کی فروخت کے عملی کام کو پورا کرنے کے لئے کام کرتی ہے۔ اس میں ایک سوشیل کلب کمیٹی بھی شامل ہوسکتی ہے جو عملے کے لئے تفریحی پروگراموں کی منصوبہ بندی کے لئے اپنا وقت رضاکارانہ طور پر تشکیل دیتے ہیں۔ عام طور پر ، گروہوں کی تعریف پانچ سے 20 افراد کے درمیان ہونے کی حیثیت سے کی جاتی ہے ، حالانکہ آپ کی تنظیم کی بنیاد پر اس کی مقدار مختلف ہوسکتی ہے۔ کام پر کسی گروہ کا وضاحتی عنصر یہ ہے کہ انہیں ایک ساتھ مل کر کسی خاص مقصد کو حاصل کرنے کے لئے تعاون کرنے کی ضرورت ہے۔
مواصلات پیغام بھیجنے اور وصول کرنے کا کام ہے۔ ایک انفرادی ترتیب میں ، پیغام بھیجنے والا اور پیغام وصول کرنے والا ہوتا ہے۔ گروپ متحرک میں ، تاہم ، یہ تبدیلیاں whichجس سے پیچیدگیاں اور غلط فہمی پیدا ہوسکتی ہیں۔ پیغام بھیجنے والے اور پیغام کے متعدد وصول کنندگان ہوسکتے ہیں ، اور یہ سب بیک وقت ہوسکتا ہے۔ اگر اس گروپ میں شامل تمام افراد اس میسج کو بطور ارادہ نہیں سمجھتے ہیں تو ، اس سے کام کی جگہ میں مسائل پیدا ہوسکتے ہیں۔
گروپ مواصلات کا مقصد معلومات کا تبادلہ کرنا ہے تاکہ فیصلے کیے جاسکیں ، الجھن کو حل کیا جاسکے ، تعلقات کو فروغ دیا جاسکے اور کاروباری مقصد کو حاصل کرنے کے قریب تر جائے۔ تاہم ، گروپ مواصلات پر یہ بھی اثر پڑتا ہے کہ گروپ میں شامل فرد ایک دوسرے کے ساتھ کس طرح سلوک کرتے ہیں اور ایک دوسرے کے بارے میں محسوس کرتے ہیں۔ اس سے یہ آگاہ ہوتا ہے کہ آیا وہ اپنے گروپ کے اہداف کو پورا کرنے کے لئے متحرک ہیں یا نہیں۔
کاروبار کو بہتر بنانے کے لئے گروپ مواصلات کی حکمت عملی کا استعمال کریں
یہ سمجھنا کہ کس طرح گروپ مواصلات کام کرتے ہیں کاروباری اداروں کو ملازمتوں کے لئے ان کے اپنے مواصلاتی عمل اور پروٹوکول کو بہتر بنانے میں مدد مل سکتی ہے۔ اس سے ملازمین اہل بن سکتے ہیں:
- پولرائزنگ عنوانات پر سمجھوتہ کرنا؛
- ساتھیوں کو مختلف امور کی وضاحت؛
- کاروبار کے اہم فیصلوں کو متاثر کرنا؛
- ساتھیوں کو ایک دوسرے کے ساتھ تعاون کرنے کا طریقہ سکھائیں؛
- کاروباری اہداف تک پہنچنے کے لئے منصوبوں اور حکمت عملی بنانے کے لئے ساتھیوں کی رہنمائی کریں۔
- دوسرے ملازمین کے ساتھ دوستی اور کاماریڈی بنائیں۔ اور
- انتظامی مداخلت کے بغیر تنازعات کو حل کریں۔
کام کی جگہ پر گروپ مواصلات کو بہتر بنانے کی کلید مواصلات کے بہترین طریقوں کے گرد عمل اور پالیسیاں بنانا ہے۔ ملازمین کو رہنما خطوط اور پرکشش اہداف فراہم کرکے ، کاروبار ملازمین کو اپنی بات چیت کی مہارت پر کام کرنے کی ترغیب دے سکتا ہے۔ آجروں کے لئے موثر مواصلات کے فوائد کو فروغ دینا ضروری ہے ، لہذا ان کے ملازمین سمجھتے ہیں کہ اس مہارت کو بہتر بنانا کام اور زندگی میں ان کی کارکردگی کو بہتر بنائے گا۔
ایک گروپ میں مواصلات کے مختلف انداز کا جائزہ لیں
گروپ مواصلات میں سے ایک چیلنج یہ ہے کہ یہ گروپ مختلف لوگوں سے بنا ہے جن میں مواصلات کی مختلف طرزیں ہوسکتی ہیں۔ لوگوں کے مواصلات کرنے کے طریقے سے وہ پیغامات بھیجنے اور وصول کرنے کے طریقے کو متاثر کرتے ہیں۔ اگر کسی گروپ میں مواصلات کے متعدد مختلف انداز موجود ہیں تو ، اس کے امکانات بڑھ جاتے ہیں کہ یہ پیغام ضائع ہوسکتا ہے۔
مواصلات کے انداز کو درجہ بندی کرنے کے مختلف طریقے ہیں۔ مائرس-بریگز ٹائپ انڈیکیٹر (ایم بی ٹی آئی) جیسے شخصی تجربات مواصلات کے انداز کا اندازہ کرنے کے لئے استعمال کیا جاسکتا ہے ، جیسا کہ ڈی آئ ایس سی کی تشخیص کی جاسکتی ہے۔ ڈی ایس سی کے مطابق ، مواصلات کی طرز کو چار مختلف زمروں میں درجہ بندی کیا جاسکتا ہے:
- غالب: یہ مواصلات نتائج پر مبنی ہیں اور کاروباری اہداف کے حصول پر مرکوز ہیں۔ وہ پراعتماد ہیں اور کسی چیلنج سے خوفزدہ نہیں ہیں۔ تاہم ، وہ دو ٹوک بات کر سکتے ہیں۔
- بااثر: یہ بات چیت کرنے والے افراد تعلقات استوار کرنے اور دوسروں کو راضی کرنے پر مرکوز ہیں۔ وہ باہمی تعاون پر ترقی کرتے ہیں اور بہت پر امید اور پُرجوش ہیں۔
- مستحکم: یہ بات چیت کرنے والے دوسروں کے ساتھ تعاون کرنا پسند کرتے ہیں اور انتہائی مخلص ہیں۔ ان کے پاس پرسکون انداز ہے اور وہ اس عمل میں جلد بازی کرنا پسند نہیں کرتے ہیں۔
- باضمیر: یہ بات چیت کرنے والے معیار ، درستگی اور مہارت کی قدر کرتے ہیں۔ وہ تفصیلات کی پرواہ کرتے ہیں اور غلط ہونا پسند نہیں کرتے۔ وہ خود کام کرنا پسند کرتے ہیں۔
اپنے کام کی جگہ کے گروپوں میں مختلف مواصلاتی طرزوں کا تجزیہ کرکے ، آپ اس میں مزید بصیرت حاصل کرسکتے ہیں کیسے افراد بات چیت کرنا پسند کرتے ہیں اور وہ کون سے کردار کی علامتیں بانٹتے ہیں۔
حق مواصلاتی چینلز استعمال کریں
گروپ مواصلات بہت ساری مختلف شکلوں میں ہوتا ہے۔ آپ کے ملازمین کے لئے یہ جاننا ضروری ہے کہ وہ کس طرح کا پیغام بھیجنا چاہتے ہیں اس کے لئے کون سا چینل استعمال کریں۔ غلط مواصلاتی چینل کا استعمال غلط فہمیوں کا سبب بن سکتا ہے اور اس گروپ کی کارکردگی کو سست کرسکتا ہے۔ گروپ مواصلاتی چینلز میں شامل ہیں:
- باضابطہ ٹیم کے اجلاس؛
- غیر رسمی گروپ اجتماعات۔
- کانفرنس کال؛
- گروپ ای میلز؛
- گروپ براہ راست پیغام چیٹس؛
- پروجیکٹ مینجمنٹ ٹاسک لسٹس؛ اور
- کاغذ پر مبنی میمو
اگر کسی گروپ کا ممبر کسی مشکل ڈیڈ لائن کے بارے میں کوئی اہم پیغام بھیجنا چاہتا ہے تو وہ گروپ انسٹنٹ میسج چیٹ کے ذریعہ میسج بھیج سکتا ہے۔ تاہم ، اگر یہ گروپ چیٹ میں دوسری چیزوں پر تبادلہ خیال کررہا ہے تو ، اس اہم ڈیڈ لائن پیغام کو ضائع ہوسکتا ہے۔ اسی طرح ، ایک گروپ کسی ایسے معاملے کے بارے میں میٹنگ کا انتخاب کرسکتا ہے جسے ای میل کے ذریعے آسانی سے حل کیا جاسکے۔ یہ اس کی کارکردگی کو سست کرسکتا ہے۔ اس لئے گروپ کے انفرادی ممبروں کے لئے یہ ضروری ہے کہ وہ یہ سمجھے کہ ہر پیغام کے لئے کون سا چینل استعمال کرنا ہے۔
موثر گروپ مواصلات میں رکاوٹوں کی تشخیص کریں
اپنی ٹیم کے لئے گروپ مواصلات کو بہتر بنانے کے ل a ، کسی مسئلے کی بنیادی وجہ کو سمجھنا ضروری ہے۔ گروپ مواصلات میں بہت سی مختلف رکاوٹیں ہیں ، جن میں شامل ہیں:
- جسمانی رکاوٹیں: ٹیم کے ممبروں کے مابین جسمانی فاصلہ گفتگو کرنا مشکل بنا سکتا ہے۔ اگر گروپ ممبر کاروبار کی مختلف منزلوں پر کام کرتے ہیں تو ، وہ اکثر ایک دوسرے کے ساتھ ذاتی طور پر بات نہیں کرسکتے ہیں۔ دفتر کے بند دروازے ، اونچی دیواری اور فون کے ناقص رابطے بھی مسائل کا سبب بن سکتے ہیں۔
- تصوراتی رکاوٹیں: گروپ کے ہر ممبر کا جس طرح سے دنیا کا نظریہ ہے وہ ان پیغامات کو سمجھنے کے انداز کو متاثر کرتا ہے۔ حد سے زیادہ مایوسی کا شکار انسان حد سے زیادہ امید پسند شخص کے مقابلے میں تیزی سے آنے والی آخری تاریخ کے پیغام کو سمجھے گا۔
- جذباتی رکاوٹیں: گروپ کے کسی فرد کی جذباتی کیفیت پیغامات بھیجنے اور وصول کرنے کے طریقے کو متاثر کرتی ہے۔ مثال کے طور پر خوف ، کمزوری ، عدم اعتماد ، خوشی ، غصے اور جوش کے احساسات مواصلات کو تبدیل کرسکتے ہیں۔
- باہمی رکاوٹیں: لوگوں کے اپنے بارے میں ذاتی خیالات اپنے گروپ کے ساتھ بات چیت کرنے کے طریقے کو متاثر کرسکتے ہیں۔ غور کریں کہ جس شخص کو خود اعتمادی کا فقدان ہے اس کے مقابلے میں ضرورت سے زیادہ اعتماد کرنے والا کس طرح بولتا ہے۔
- ثقافتی رکاوٹیں: ثقافت طرز عمل اور مواصلات کو متاثر کرتی ہے۔ مثال کے طور پر ، کچھ ثقافتوں میں ، مخالف جنس کے کسی فرد سے آنکھ کا رابطہ کرنا غیر مناسب سمجھا جاتا ہے ، جبکہ دوسری ثقافتوں میں یہ معمول کی بات ہے۔
- زبان کی رکاوٹیں: اگر گروپ ممبران سبھی ایک ہی زبان نہیں بولتے ہیں تو ، اس سے ترجمے کے امور پیدا ہوسکتے ہیں۔ زبان صنعت سے متعلق مخصوص اصطلاحات کا بھی حوالہ دے سکتی ہے ، جو الجھن کا سبب بن سکتی ہے۔
اس اہم مسئلے کی تشخیص کرنے سے جو گروپ مواصلات کو متاثر کررہا ہے ، اس مسئلے کا حل تیار کرنا ممکن ہے۔ مثال کے طور پر ، اگر گروپ کے ممبر کاروبار کے مخالف فریقوں پر بیٹھے ہوئے ہیں ، تو وہ ذاتی طور پر بات چیت کرنے میں کم مائل ہوسکتے ہیں۔ ایک آسان حل یہ ہوسکتا ہے کہ وہ اپنے ڈیسک کو قریب سے منتقل کریں تاکہ وہ باہمی تعاون کرسکیں۔
کھلی مواصلات کی ثقافت بنائیں
ملازمت کی بات چیت کرنے کے طریقہ کار پر کام کی جگہ کی ثقافت کا بہت بڑا اثر پڑتا ہے۔ اگر تنظیم کی ثقافت معلومات کو کھلے عام بانٹنے کی ترغیب نہیں دیتی ہے تو ، ملازمین کو ان کے گروپ کے ساتھ اچھی طرح سے بات چیت نہ کرنے کی طرف مائل کیا جاسکتا ہے۔ مثال کے طور پر ، اگر انتظامیہ ٹیم فرنٹ لائن ملازمین کے ساتھ کاروباری نئے اہداف کا اشتراک نہیں کرتی ہے تو ، وہ ملازمین یہ محسوس کر سکتے ہیں کہ کمپنی کے ذریعہ مواصلات کی قدر نہیں کی جاتی ہے۔
دوسری طرف ، اگر تنظیم واضح اور دیانت دارانہ رابطے کو فروغ دیتی ہے تو ، ملازمین اپنے خیالات کو بانٹنے اور اپنے گروپ کے ساتھ کھلی ہونے کی طاقت محسوس کرسکتے ہیں۔ تنظیم کی ثقافت کا براہ راست تعلق اس بات سے ہے کہ کاروباری رہنما کس طرح سلوک کرتے ہیں۔ اگر ان کے پاس کھلی دروازے کی پالیسی ہے اور ملازمین کے ساتھ کھل کر بات کریں تو ، یہ پورے گروپ کی مواصلات کی مہارت کو بہتر بنانے میں بہت آگے جاسکتا ہے۔ جہاں تک کاروبار کی بنیادی اقدار میں موثر مواصلات کو شامل کرنا ملازمین کو اس مہارت کی اہمیت کو ظاہر کرتا ہے۔
ملازمین کو موثر مواصلات کی تربیت فراہم کریں
تمام لوگ موثر مواصلات کرنے والے پیدا نہیں ہوتے ہیں ، اور تمام لوگ یکساں رابطے نہیں کرتے ہیں۔ اس کے نتیجے میں ، آجروں کے لئے یہ سمجھنا ضروری ہے کہ رابطے کی مہارت کو بہتر بنانے کے ل training اپنے ملازمین کو تربیت کب ضروری ہے۔
مواصلات کی تربیت مواصلات کے مخصوص عناصر ، جیسے تنازعات کے حل ، عوامی بولنے یا گفت گو کی مہارت پر توجہ مرکوز کرسکتی ہے۔ اس کا تعلق مواصلات کے مخصوص چینلز سے بھی ہوسکتا ہے ، جیسے موثر ای میلز اور رپورٹس لکھنا ، یا نتیجہ خیز میٹنگ کیسے چلائی جائے۔
اگر کسی ورک گروپ میں ناکارہ ملاقاتیں ہوتی ہیں جن میں بہت لمبا عرصہ لگتا ہے اور وہ کام انجام نہیں دیتے ہیں تو ، کامیاب میٹنگوں میں حصہ لینے اور حصہ لینے کا طریقہ سیکھنے سے ٹیم کو ایک دوسرے کے ساتھ بہتر طور پر بات چیت کرنے اور اپنی ملازمتوں میں زیادہ موثر کارکردگی کا مظاہرہ کرنے میں مدد مل سکتی ہے۔
انفرادی کردار اور ذمہ داریوں کی وضاحت کریں
گروپ متحرک میں ، ٹیم کے ہر فرد کے کردار اور ذمہ داریاں مواصلات کے مسائل کا باعث بن سکتی ہیں۔ گروپ کے ہر ممبر کو اس بات کی واضح تفہیم ہونی چاہئے کہ ان کے اہم کام گروپ کی ترتیب میں کیا ہیں اور وہ کیا کرنے کے لئے ذمہ دار ہیں۔ انہیں معلوم ہونا چاہئے کہ نتائج اور طرز عمل کے لحاظ سے ان سے کیا توقع کی جاتی ہے۔ اس میں ان کے روز مرہ کے کام ، اعلی اہداف اور کمپنی کے اہداف کے ساتھ سیدھ شامل ہیں۔ نیز ، ان کے کردار کو جاننے سے ملازمین کو گروپ کے درجہ بندی کو بھی سمجھنے میں مدد ملتی ہے۔
گروپ لیڈر یا منیجر کے ل for یہ بات اہم ہے کہ اس بات کو یقینی بنائے کہ ہر شخص کو ان کے کردار اور ذمہ داریوں سے آگاہ ہے ، اور وہ ایک دوسرے کی تکمیل کرتے ہیں۔ اگر فرد کے ممبروں کی ترجیحات کو ایک ساتھ نہیں رکھا جاتا ہے تو ، یہ تنازعات اور غلط فہمیوں کا باعث بن سکتا ہے۔
ٹیم ورک کی اہمیت پر زور دیں
آجروں کو یہ یقینی بنانے پر توجہ دینے کی ضرورت ہے کہ وہ اپنے ملازمین سے آگاہ ہوں کہ وہ کسی کام پر کام کر رہے ہیں ایک ساتھ. ایک فرد ملازم کی کامیابی ٹیم کی کامیابی سے بالاتر نہیں ہے۔ جب ملازم مل کر کام کرنے کی کاروباری ہدایت کو سمجھیں گے تو ، وہ گروپ کے دوسرے ممبروں کو کامیاب ہونے میں مدد کے لئے ترغیب دیں گے۔ وہ ٹیم تعاون ، گفت و شنید اور تنازعات کے حل کے دوران زیادہ موثر انداز میں بات چیت کرکے یہ کام کرسکتے ہیں۔
ایک دوسرے کے ساتھ اچھی طرح سے بات چیت کرنے کے لئے ، کاروباری اداروں کو ملازمین کو ایک دوسرے کو بہتر جاننے کا موقع فراہم کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ ایک بنیادی ڈھانچہ تشکیل دے کر جہاں ملازمین اپنی بنیادی ٹیسٹنگ کے باہر ایک دوسرے سے بات چیت کرسکیں ، وہ ملازمین کو ایک دوسرے پر سمجھنے کے اہل بناتے ہیں ذاتی سطح. دوپہر کے کھانے کا کمرہ ہونا جہاں ملازمین اکٹھے کھانے کے لئے جمع ہوسکتے ہیں یا دالان میں فوسک بال ٹیبل مہیا کرنے سے ملازمین کو غیر رسمی بات کرنے کا موقع ملتا ہے۔
مثال کے طور پر قیادت کریں
اگر کاروبار چاہتے ہیں کہ ان کے ملازمین گروپوں میں باہم مل کر بات چیت کریں تو ، منتظمین کو مثال کے طور پر رہنمائی کرنی ہوگی۔ ملازمین اپنے منتظمین کو انہی توقعات کے مطابق دیکھنا چاہتے ہیں جن کی پیروی کرنے کے لئے انہیں بتایا گیا ہے۔ مثال کے طور پر ، اگر آپ چاہتے ہیں کہ آپ کے ملازمین گروپ میں پولرائزیشن خیالات پر سمجھوتہ کریں تو آپ کو بھی ایسا کرنے کے اہل ہونا پڑے گا۔
غلطیوں کی ملکیت لیں
جب کسی گروپ سیٹنگ میں کام کرتے ہو تو ، غلطیاں ہونے کا پابند ہیں۔ یہ ضروری ہے کہ ملازمین جان لیں کہ ایک غلطی کا مطلب یہ نہیں ہے کہ وہ مکمل طور پر ناکام ہوچکے ہیں۔ ملازمین اپنی غلطی سے شرمندہ ، شرمندہ یا مایوس ہوسکتے ہیں اور اپنے گروپ کے باقی گروپ سے گفتگو کرنے کے قابل نہیں ہوسکتے ہیں۔ تاہم ، اگر کام کی جگہ کی ثقافت غلطیوں پر ملکیت لینے میں مدد دیتی ہے تو ، ملازمین اپنے گروپ کو صورت حال کی وضاحت کرنے کے قابل ہوں گے اور پھر حل کے لئے مل کر کام کریں گے۔
