انتظامی اور انسانی وسائل کے معاون دفتر کے محکموں اور کچھ معاملات میں ، مخصوص مینیجرز یا ایگزیکٹوز کے کام کی تائید کرتے ہیں۔ کبھی کبھی سیکریٹری کہلائے جاتے ہیں ، معاون علمی فرائض سرانجام دیتے ہیں جیسے مواصلات میں آسانی پیدا کرنا ، ریکارڈ رکھنا اور تقرریوں کا تعین کرنا ، حالانکہ انتظامی اسسٹنٹ کی ذمہ داریاں اس صنعت کے لحاظ سے نمایاں طور پر مختلف ہوسکتی ہیں جس میں وہ کام کرتا ہے۔ انسانی وسائل کے معاونین اکثر زیادہ معیاری ہوتے ہیں ، لیکن محکمہ کی ترجیحات اور وسائل پر انحصار کرتے ہوئے بہت ساری جگہ ابھی باقی ہے۔
کارپوریٹ مواصلات کی سہولت فراہم کرنا
دونوں اقسام کے معاون اکثر محکمہ کی مواصلات میں لازمی کردار ادا کرتے ہیں۔ ایک معاون ڈپارٹمنٹ مینجمنٹ کی جانب سے ای میلز ڈرافٹ اور بھیج سکتا ہے ، ایک ڈیپارٹمنٹل ای میل ایڈریس پر بھیجے گئے خط و کتابت کا انتظام کرسکتا ہے ، اور محکمہ کے سربراہ اور دیگر ملازمین ، مؤکلوں یا امکانات کے مابین رابطہ کا کام کرسکتا ہے۔ معاونین اکثر ڈاک کے میل کھولنے ، پڑھنے اور ہدایت دینے کے لئے ذمہ دار ہوتے ہیں جو آفس پہنچتے ہیں اور کسی خاص شخص سے مخاطب نہیں ہوتے ہیں۔
کسی معاون سے محکمہ یا کمپنی بلاگ لکھنے اور اپ ڈیٹ کرنے کے لئے بھی کہا جاسکتا ہے جو یا تو داخلی طور پر مشترکہ ہوتا ہے یا عوام کے لئے دستیاب ہوتا ہے۔ خاص طور پر HR معاونین کمپنی کی داخلی دستاویزات ، جیسے ملازم کی ہینڈ بکس اور چھٹی والے دن کے نوٹسس کی نگرانی اور اپ ڈیٹ کرنے ، یا ملازم بلیٹن بورڈ میں صحت اور حفاظت سے متعلق معلومات شائع کرنے کی ذمہ دار ہوسکتی ہیں۔
ریکارڈ بنانا اور برقرار رکھنا
انتظامی اور HR معاونین اکثر دفتری ریکارڈ بنانے اور برقرار رکھنے میں نمایاں کردار ادا کرتے ہیں۔ ایچ آر کے معاونین ملازمین کے کاغذی کام کو اکٹھا کرنے اور منظم کرنے کے لئے اکثر ذمہ دار ہوتے ہیں ، جیسے ملازمت کی درخواستیں ، ملازمت کے معاہدے اور فوائد کے فارم۔ انتظامی معاونین ہارڈ کاپی اور ڈیجیٹل ریکارڈوں کو منظم اور آسانی سے بازیافت کے رکھ کر دونوں کا نظم کرتے ہیں۔
کتابی کیپنگ کے محدود کام
کچھ معاملات میں ، ایک معاون کتابی کیپنگ کے محدود کاموں کی ذمہ داری لے سکتا ہے ، جیسے محکمانہ بجٹ کے لئے اسپریڈشیٹ کو برقرار رکھنا۔ اسسٹنٹ اکاؤنٹنگ ڈیپارٹمنٹ میں چیک کی درخواستیں اور رسید جمع کرنے کے ساتھ ساتھ ملازمین کے اخراجات سے متعلق اکاؤنٹ کی درخواستوں کو سنبھالنے کا بھی ذمہ دار ہوسکتا ہے۔
انعقاد اور تحقیق سے متعلق رپورٹنگ
معاونین کو اکثر تحقیقی منصوبوں کو مکمل کرنے اور پھر جمع کی جانے والی معلومات کو منظم کرنے ، رپورٹ کرنے اور برقرار رکھنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ اسسٹنٹ منصوبوں کی اقسام جن کی مدد سے کوئی اسسٹنٹ کام کرسکتا ہے اور اس کا انتظام کرسکتا ہے۔
- بڑے حریف کے بارے میں معلومات
- متعلقہ صنعت کے قوانین اور ضوابط
- پیشہ ورانہ انجمنوں سے متعلق معلومات سے رابطہ کریں
- اہم گاہکوں کے بارے میں تفصیلات ، جیسے سالگرہ اور کام کی سالگرہ
نیز ، ایچ آر اسسٹنٹس ممکنہ ملازمت کی تحقیقات کرسکتے ہیں ، بشمول حوالہ ، سوشل میڈیا اور پس منظر کی جانچ۔ ایچ آر اور انتظامی معاونین دونوں کھلے عہدوں پر امیدوار ڈھونڈنے کی امید میں جاب بورڈز کی تلاش اور پوسٹنگ سائٹوں کو دوبارہ شروع کرنے میں بھی وقت گزار سکتے ہیں۔
جہاز پر نئے ملازمین
اگرچہ ایچ آر اسسٹنٹ انتظامی اسسٹنٹس کے مقابلے میں عملہ آن بورڈنگ اور آف بورڈنگ میں زیادہ ملوث رہتے ہیں ، دونوں کا امکان ہے کہ وہ نئی ملازمتوں کے استقبال اور کمپنی چھوڑنے والے کارکنوں کی مدد کرنے میں شامل ہوں۔ مثال کے طور پر ، HR معاونین کسی نئے ملازم کو فوائد اور آفس پالیسیوں کے بارے میں معلومات فراہم کرنے کی ذمہ دار ہوسکتے ہیں۔ نیز ، ایچ آر اسسٹنٹ نئے کرایہ کے ساتھ کام کرے گا تاکہ انشورنس جیسے فوائد کے لئے کوالیفائی کرنے اور وصول کرنے کے لئے ضروری کاغذی کام کو مکمل کیا جاسکے۔
دوسری طرف ، انتظامی معاونین اپنے نئے ساتھی کارکنوں سے ایک نیا ملازم متعارف کروانے ، اسے دفتر کے آس پاس ظاہر کرنے ، اور داخلی فائلوں اور ریکارڈوں کے مقام کی رفتار پر اسے تیز رفتار لانے کی ذمہ داری لے سکتے ہیں۔ انتظامی اسسٹنٹ نئے کرایہ پر لینے اور آئی ٹی ڈیپارٹمنٹ کے مابین رابطے کی حیثیت سے بھی کام کرسکتا ہے ، اس کی مدد سے وہ کمپیوٹر اور ای میل ایڈریس کے ساتھ تشکیل دے سکتا ہے۔
ملازمین کی روانگی میں مدد کرنا
ملازم کی روانگی کے وقت ، ایچ آر اسسٹنٹ خارجی انٹرویو لے سکتا ہے ، کوبرا جیسے پروگراموں کے ذریعے فوائد کو ختم کرنے یا ان میں توسیع کرنے کے بارے میں معلومات فراہم کرسکتا ہے ، اور ، کچھ معاملات میں ، ملازم کی نگرانی کرتا ہے جب وہ اپنی ڈیسک صاف کرتا ہے۔ انتظامی معاون IT اور روانگی کی حفاظت کے بارے میں بات کرسکتے ہیں تاکہ سابق ملازم کا ای میل بند ہوجائے اور کلیدی کارڈ کو غیر فعال کردیا جائے۔
دیگر معاون کام
معاونین کے ذریعہ انجام دیئے جانے والے دوسرے کاموں کا زیادہ تر انحصار کسی مخصوص کاروبار ، محکمہ یا اسسٹنٹ کے اعلی کی ضروریات پر ہوتا ہے۔ دیگر ذمہ داریوں میں شامل ہوسکتے ہیں:
- محکمہ کے اہلکاروں ، نوکری کے امیدواروں یا بیرونی زائرین کے لئے سفر بکنگ
- ملازمت کے امیدواروں کے ساتھ ابتدائی فون انٹرویو کرنا
- کوآرڈینیٹنگ ڈیپارٹمنٹ کے خصوصی پروگراموں ، جیسے چھٹیوں کی پارٹیوں
- آفس سپلائی آرڈر کرنا
