مینجمنٹ انفارمیشن سسٹم کا مقصد ، جسے اکثر ایم آئی ایس کہا جاتا ہے ، کسی تنظیم کے ایگزیکٹو کو ایسے فیصلے کرنے میں مدد فراہم کرنا ہے جو تنظیم کے اہداف کو آگے بڑھاتے ہیں۔ ایک مؤثر ایم آئ ایس کمپنی کی کارروائیوں ، بیرونی آدانوں اور ماضی کی سرگرمیوں سے دستیاب اعداد و شمار کو معلومات میں جمع کرتی ہے جس سے معلوم ہوتا ہے کہ کمپنی نے دلچسپی کے اہم شعبوں میں کیا حاصل کیا ہے ، اور مزید پیشرفت کے لئے کیا ضروری ہے۔ ایم آئی ایس کی سب سے اہم خصوصیات وہ ہیں جو فیصلہ سازوں کو یہ اعتماد دیتی ہیں کہ ان کے اقدامات سے مطلوبہ نتائج برآمد ہوں گے۔
معلومات کا مطابقت
مینیجر کو وہ معلومات جو ایم آئی ایس سے حاصل ہوتی ہے اس کا تعلق منیجر کے فیصلوں سے ہوتا ہے۔ ایک مؤثر ایم آئ ایس ڈیٹا لیتا ہے جو سرگرمی کے ان علاقوں میں شروع ہوتا ہے جو مینیجر کو کسی بھی وقت پر تشویش میں مبتلا کرتے ہیں ، اور اسے ایسی شکلوں میں ترتیب دیتے ہیں جو فیصلے کرنے کے معنی خیز ہوتے ہیں۔ اگر کسی مینیجر کو قیمتوں کا فیصلہ کرنا ہوتا ہے ، مثال کے طور پر ، ایک ایم آئ ایس پچھلے پانچ سالوں سے فروخت کا ڈیٹا لے سکتی ہے ، اور قیمتوں کے مختلف منظرناموں کے لئے فروخت کے حجم اور منافع کے اندازوں کو ظاہر کرسکتی ہے۔
معلومات کی درستگی اور وشوسنییتا
ایم آئی ایس کی تاثیر کا ایک اہم اقدام اس کی معلومات کی درستگی اور قابل اعتبار ہے۔ اس کے استعمال کردہ اعداد و شمار کی درستگی اور اس پر جس حساب کا اطلاق ہوتا ہے اس سے عام طور پر نتیجہ خیز معلومات کی تاثیر کا تعین ہوتا ہے۔ تاہم ، تمام اعداد و شمار کو یکساں طور پر درست ہونے کی ضرورت نہیں ہے۔
مثال کے طور پر ، پے رول کی معلومات کو عین مطابق ہونے کی ضرورت ہے ، لیکن کسی دیئے گئے کام پر خرچ کرنے والے ملازمین کے اوقات معقول تخمینے پر مبنی ہوسکتے ہیں۔ ڈیٹا کے ذرائع طے کرتے ہیں کہ آیا معلومات قابل اعتماد ہے یا نہیں۔ تاریخی کارکردگی اکثر ایک ایم آئ ایس کے لئے ان پٹ کا ایک حصہ ہوتی ہے ، اور اس کی آؤٹ پٹ کی درستگی اور وشوسنییتا کے ایک اچھے اقدام کے طور پر بھی کام کرتی ہے۔
معلومات کی افادیت
مینیجر کو ایم آئی ایس سے جو معلومات حاصل ہوتی ہے وہ متعلقہ اور درست ہوسکتی ہے ، لیکن یہ صرف تب ہی مفید ثابت ہوگی جب اسے اس کو لینے والے خاص فیصلوں میں مدد دیتی ہے۔ مثال کے طور پر ، اگر کسی مینیجر کو یہ فیصلہ کرنا پڑتا ہے کہ عملے میں کمی کی وجہ سے ملازمین کو کس طرح کاٹنا ہے تو ، نتیجے میں لاگت کی بچت سے متعلق معلومات متعلقہ ہیں ، لیکن زیر غور ملازمین کی کارکردگی سے متعلق معلومات زیادہ مفید ہے۔ MIS کو مفید معلومات کو آسانی سے قابل رسائی بنانا ہے۔
معلومات کا بروقت ہونا
ایم آئ ایس آؤٹ پٹ موجودہ ہونا چاہئے۔ رجحانات کا اندازہ کرتے ہوئے بھی ، انتظامیہ کو موجودہ اعداد و شمار کی بنیاد پر تنظیم کے مستقبل کے بارے میں فیصلے کرنے ہوتے ہیں۔ جتنا حالیہ اعداد و شمار ہوں گے ، ان فیصلوں سے موجودہ حقیقت کی عکاسی ہوگی اور کمپنی پر ان کے اثرات کا صحیح اندازہ ہوگا۔ جب اعداد و شمار کو جمع کرنے اور اس کی کارروائی میں اس کی دستیابی میں تاخیر ہوتی ہے تو ، ایم آئی ایس کو عمر کی وجہ سے اپنی ممکنہ غلطیوں کو دھیان میں رکھنا چاہئے اور اس کے نتیجے میں غلطی کی ممکن حدود کے ساتھ نتیجہ خیز معلومات پیش کرنا ہوگی۔
بہت کم وقت کے فریم میں جائزہ لینے والے ڈیٹا کو ریئل ٹائم معلومات پر غور کیا جاسکتا ہے۔ مثال کے طور پر ، فوری طور پر انتظامیہ کی توجہ کے ل product مصنوعات کے نقائص میں اضافے کے بارے میں معلومات کو پرچم لگایا جاسکتا ہے۔
معلومات کی مکمل
ایک مؤثر ایم آئی ایس کسی خاص فیصلے کے لئے تمام انتہائی متعلقہ اور مفید معلومات پیش کرتا ہے۔ اگر کچھ معلومات گمشدہ اعداد و شمار کی وجہ سے دستیاب نہیں ہیں تو ، وہ خالی جگہوں کو نمایاں کرتا ہے اور یا تو ممکنہ منظرنامے دکھاتا ہے یا گمشدہ اعداد و شمار کے نتیجے میں ممکنہ نتائج پیش کرتا ہے۔ مینجمنٹ یا تو گمشدہ ڈیٹا کو شامل کرسکتی ہے یا گمشدہ معلومات سے متعلق مناسب فیصلے کر سکتی ہے۔ معلومات کی نامکمل یا جزوی طور پر پیش کرنے سے ایسے فیصلے ہوسکتے ہیں جس کے متوقع اثرات نہیں ہوتے ہیں۔
