ایک کاروبار یا تنظیم اچھی طرح سے تحریری معیاری عمل کے طریقہ کار (ایس او پی) کے استعمال سے نئے ملازمین کی تربیت کو زیادہ مؤثر طریقے سے سہولت فراہم کرسکتی ہے۔ تربیت سے پرے ، ایک ایس او پی دستی موجودہ ٹیم کے ممبروں کو کم کثرت سے استعمال ہونے والے طریقہ کار کے لئے ایک وسیلہ فراہم کرتا ہے ، جس سے یہ یقینی بنانا ہوتا ہے کہ کوالٹی کنٹرول کو برقرار رکھتے ہوئے ، صحیح پروٹوکول کے ساتھ طریقہ کار انجام دیا جاتا ہے۔ ایک معیاری آپریٹنگ طریقہ کار کے دستی تحریر کے لئے کسی خاص عمل میں شامل اقدامات کے بارے میں واضح طور پر سمجھنا ضروری ہے۔
بنیادی عمل کی وضاحت کریں
آپ کی کمپنی کے تمام بنیادی عملوں کو دیکھیں۔ ایس او پی دستی میں کون سے عمل کی خاکہ اور نقشہ سازی کی جائے گی اس کی وضاحت کرنا شروع کریں۔ اگرچہ آپ ہر آخری عمل کا نقشہ نہیں بناسکتے ہیں ، لیکن اس کے لئے سب سے بنیادی اور اہم کو قائم کرنا ضروری ہے۔
مثال کے طور پر ، ایک ریستوراں بنیادی عمل کی وضاحت کرسکتا ہے کہ کس طرح ایک خاص دستخطی ڈش تیار کی جاتی ہے۔ ریستوراں کی صفائی ستھرائی کے لئے جس قدر اہم عمل ہے۔ اپنے بنیادی عملوں کی ایک فہرست بنائیں تاکہ آپ نقشہ سازی کے بعد ہر ایک کو ایس او پی دستی میں ضم کرسکیں۔
ہر عمل کا نقشہ بنائیں
ہر عمل کی وضاحت عمل کو مکمل کرنے کے لئے ضروری اقدامات سے ہوتی ہے۔ ایک قدم گم ہونے کا مطلب کھوئے ہوئے یا تاخیر کا آرڈر یا عیب دار حتمی مصنوع ہوسکتا ہے۔ نقشہ سازی ورک فلو نکال رہا ہے۔
مثال کے طور پر ، کہتے ہیں کہ آپ انٹرنیٹ تفتیش کی فروخت کے عمل کے لئے ایک ایس او پی تشکیل دے رہے ہیں۔ پہلے ، نقشہ بنائیں کہ معلومات کی درخواست کرنے کے بعد ابتدا میں کس طرح برتری سے رابطہ کیا جاتا ہے: فون کال ، ای میل یا متن۔ اگر ہر ایک رابطے کے لئے مخصوص اسکرپٹس کے ذریعہ ابتدائی طور پر امکان تک نہیں پہنچ سکا تو آپ کی سیلز ٹیم کتنی بار فالو اپ کرتی ہے اس کا نقشہ بنائیں۔
امکان کے پہنچنے کے لئے ایک مختلف اسکرپٹ کا نقشہ بنائیں ، اس کے ساتھ ساتھ اس پر منحصر ہے کہ امکان آپ کے مصنوع یا خدمات کو خریدتا ہے یا روکنے کا فیصلہ کرتا ہے۔ ایک بار نقشہ سازی کے بعد ، آسان اقدامات میں عمل لکھیں۔
چیک لسٹس اور فارم بنائیں
کسی بھی عمل کے ل team ، ٹیم کے ممبروں کے لئے کسی فارم یا چیک لسٹ کی پیروی کرنا آسان ہے۔ نقشہ سازی کے عمل پر مبنی ایک جامع ٹیمپلیٹ تیار کریں۔ اگر آپ کو مؤکل کی انٹیک پر مخصوص معلومات اکٹھا کرنے کی ضرورت ہے تو ، اس بات کو یقینی بنائیں کہ سانچے میں تمام مطلوبہ جانکاری پوری طرح سے رکھی گئی ہے۔
یہ مت فرض کریں کہ ٹیم کے ممبران ایس او پی میں سب کچھ یاد رکھیں ، خاص کر جب کوئی مؤکل ان کے سامنے بیٹھا ہو۔ اپنے عمل کے نقشے اور اقدامات میں بطور ضمیمہ کے طور پر چیک لسٹس اور فارموں کو مربوط کریں۔
ایس او پی کی مکمل دستی تخلیق کریں
ایک بار جب آپ نے ہر عمل کو نقشہ بنا لیا اور تمام معاون دستاویزات کے ٹیمپلیٹس تیار کرلئے تو انہیں ایک مکمل SOP دستی میں ضم کریں۔ محکموں پر مبنی دستی منظم کریں۔ مثال کے طور پر ، ایس او پی دستی میں آپ کے "سیلز ،" "آپریشن" اور تقسیم "حصے ہوسکتے ہیں۔ ہر سیکشن کو پھر اس محکمہ کے بنیادی عملوں میں توڑ دیا جائے گا ، عام طور پر ترتیب میں ہر بنیادی عمل مجموعی طور پر ہوتا ہے۔ سامان کی ترسیل.
"تقسیم" سیکشن میں ، آپ کے پاس کئی بنیادی عمل ہوسکتے ہیں جن میں "آرڈر لینا ،" "ترسیل کے لئے پیکیجنگ ،" "شپنگ" اور "فالو اپ" شامل ہیں۔
مضامین کے جدول کے ساتھ ایس او پی دستی کو منظم کریں ، اور ہر طریقہ کار کو واضح طور پر ایک بولڈ ٹائٹل ہیڈر میں لسٹ کریں۔ یہاں تک کہ آپ ٹیم کے ممبروں کو دستی کے ذریعے آسانی سے پلٹ سکتے ہیں ، تاکہ ان کے محکموں میں مناسب ایس او پیز کو تلاش کرنے میں ان کی مدد کرسکیں۔
