دستاویز پر قابو پانے کے طریقہ کار یہ یقینی بناتے ہیں کہ کمپنی کے کاموں میں ملازمین اپنا کام انجام دینے کے لئے صحیح دستاویزات کا استعمال کریں۔ طریقہ کار معیار کی یقین دہانی کے عمل کا ایک کلیدی جزو ہیں۔ دستاویزات کے لئے ذمہ دار ملازمین کو متروک دستاویزات کو جدید ورژن کے ساتھ تبدیل کرنے کے لئے دستاویز کی تیاری اور اس سے نمٹنے کی نگرانی کی جاتی ہے۔ اس طرح کے طریقہ کار میں ان ملازمین کے ریکارڈ شامل ہیں جنہوں نے دستاویزات بنائیں ، تبدیل کیں اور منظور شدہ ہو تاکہ کمپنی اس بات کا تعین کرسکے کہ غلطیوں سے کیسے بچا جا its اور اپنی مصنوعات اور خدمات کے معیار کو بہتر بنایا جاسکے۔
تخلیق
دستاویز پر قابو پانے کے طریقہ کار یہ بتاتے ہیں کہ خصوصی دستاویزات بنانے کے لئے کون ذمہ دار ہے اور دستاویزات کے آغاز کنندہ کو اس کی شناخت کیسے کرنی ہے۔ ایک مقررہ شکل میں اس دستاویز کو ایک نام دینے کے علاوہ ، ذمہ دار ملازم کو اپنے خالق کی شناخت کے ل. دستاویز پر دستخط کرنے پڑتے ہیں۔ دستاویز پر دستخط کرنے سے یہ اشارہ ملتا ہے کہ ملازم کام کو مکمل سمجھتا ہے ، اور اسے کام مکمل ہونے پر ظاہر ہونے والی تاریخ بھی شامل کرنا ہوگی۔
جائزہ
کوالٹی اشورینس کے اصولوں کا تقاضا ہے کہ کمپنیاں درستگی کے ل their اپنے بہت سے دستاویزات پر نظرثانی کریں ، خاص طور پر تکنیکی ڈرائنگ اور وضاحتیں۔ دستاویز پر قابو پانے کے طریقہ کار میں یہ تفصیل شامل ہے کہ کن دستاویزات پر نظرثانی کی جانی چاہئے ، کس کے ذریعہ اور اس طرح کے جائزے کو کس طرح ریکارڈ کرنا ہے۔ عام طور پر جائزہ لینے کا طریقہ کار یہ بتاتا ہے کہ جائزہ لینے والے کے پاس کیا قابلیت ہونی چاہئے ، اور جائزہ لینے والا کس طرح دستاویز میں مطلوبہ تبدیلیوں کو انجام دیتا ہے۔ اس میں یہ بتایا گیا ہے کہ تبدیلیوں کو کیسے ریکارڈ کیا جائے اور جائزہ لینے والے کو دستخط کرنے کے لئے یہ اشارہ کرنا ہوگا کہ اس نے کامیاب جائزہ مکمل کرلیا ہے۔
نظرثانی
جائزے کے دوران کی جانے والی تبدیلیوں کے علاوہ ، دستاویزات میں مطلوبہ تبدیلیاں اکثر منصوبوں یا کارروائیوں میں ہونے والی تبدیلیوں کے نتیجے میں ہوتی ہیں۔ دستاویز پر قابو پانے کے طریقہ کار یہ بتاتے ہیں کہ کون نظرثانی کرتا ہے اور کون ان کو انجام دیتا ہے۔ ایک بار نظرثانی مکمل ہونے کے بعد ، نظر ثانی شدہ دستاویز کو ایک عہدہ مل جاتا ہے جس سے ملازمین کو کسی خاص تاریخ کی تازہ ترین نظر ثانی کی حیثیت سے اس کی شناخت کرنے دیتی ہے۔ پرانی دستاویز متروک کے طور پر ایک عہدہ وصول کرتی ہے اور یہ نشان کہ یہ اب موجودہ نہیں ہے۔
تبدیلی
دستاویز پر قابو پانے کے طریقہ کار کا ایک اہم حصہ یہ بتاتا ہے کہ کمپنی کس طرح اس بات کو یقینی بناتی ہے کہ دستاویزات کے حالیہ ورژن ان جگہوں پر متروک ورژنوں کی جگہ لے لیں جہاں دستاویزات زیر استعمال ہیں۔ طریقہ کار میں یہ واضح کیا گیا ہے کہ دستاویزات کی تجدید کا ذمہ دار کون ہے ، اکثر وہ ترمیمات کا آغاز کرنے والا۔ دوسری طرف ، طریقہ کار صارفین کو فرسودہ مواد کی شناخت اور حالیہ تازہ ترین جائزوں کی جانچ پڑتال کے بارے میں دستاویزات کے صارفین کو ہدایت دیتے ہیں۔
بیرونی دستاویزات
کاروبار میں اکثر دستاویزات استعمال کرنا پڑتی ہیں جو کمپنی کے باہر سے آتی ہیں۔ ایسی دستاویزات داخلی طریقہ کار کی پیروی نہیں کرتی ہیں جب وہ پہلی بار آتے ہیں۔ دستاویز پر قابو پانے کے طریقہ کار یہ بتاتے ہیں کہ کمپنی کے سسٹم میں ایسی دستاویزات کے انضمام کا ذمہ دار کون ہے۔ وہ خارجی دستاویزات کی شناخت کے طریق کار ، جائزہ ضروری ہے یا نہیں اور اگر ضرورت ہو تو ترمیم کے ساتھ آگے بڑھنے کا طریقہ بتاتے ہیں۔ ایک بار مربوط ہوجانے کے بعد ، ذمہ دار ملازم یقینی بناتے ہیں کہ جہاں ضرورت ہو وہاں متعلقہ بیرونی دستاویزات دستیاب ہوں۔
